آلية استقبال الشكاوى عبر الإيميل أو الواتس اب

يتم تنظيم الشكاوى والاعتراضات وتسجيلها في نظام خاص بها ومن ثم يتم تمريرها إلى الأطراف المعنية ،

آلية قبول ورفض الشكاوي

صممت هذه الآلية لتيسير تقديم الشكوى من قبل المتدرب حيث يمكن تقديم الشكاوى لأسباب تتعلق بأفعال أو قرارات ترى أن إدارة الأكاديمية لم تنجح في القيام بها او اتخاذها او انه تم تنفيذها ولكن بطريقة غير صحيحة أو غير عادلة أو غير قانونية.

·‏يمكن لأي شخص تقديم شكوى بشرط أن تكون ضمن مجال عمل الأكاديمية

·عند تقديم الشكوى يرجى من صاحبها تعريف نفسه وتحديد موضوع الشكوى بوضوح وبيان ما يتوقع تحقيقه وتوفير معلومات مفصله وذات صله بالشكوى إذا كان ذلك ممكناً

·يتم رفع الشكوى خلال عشرة أيام من حدوثها ولا تنظر في الشكاوى التي يتأخر رفعها.

·ارفاق اي مستندات او بريد الكتروني و كل ما يتعلق بالشكوى من اثباتات.

الاطار الزمني للتعامل مع الشكاوي من داخل / خارج الأكاديمية

·فحص وفرز الشكاوى من قبل الافراد المعنيين .(5 أيام عمل)

·في حال قبول الشكوى يتم وضع اطار زمني (10 أيام)واضح لحل المشكلة وفي الوقت نفسه تقوم بإخطار مقدم الشكوى بالموعد المتوقع عادة لتلقيه ردا رسميا.

·في حال رفض الشكوى يتم ابلاغ المستفيد بذلك مع ارفاق الاسباب.

·يحق للافراد المعنيين اجراء تحقيقات او استعراض مدى الامتثال لتحديد درجة التزام ادارة الأكاديمية بالقواعد واللوائح والأحكام ذات الصلة مثل السياسات والمعايير.

·تختلف معالجة الشكاوى بإختلاف:

oنوع الشكوى و مدى تعقيدها

oالإجراءات المتبعة

oالتقييم الأولي الذي يشير إلى ما اذا كانت هناك أسباب تبرر الشكوى

oالحقائق التى افصح عنها خلال عملية التقييم او التحقيق

·يتخذ الافراد المعنيين القرار النهائي ويتم توثيق التوصيات وكتابة التقرير بشأن الشكوى ثم يتم ابلاغ صاحب الشكوى.

اولا : التعامل مع شكاوي المتدربين:

·يتم ضمان سرية معلومات المشتكي والجهة المقصودة بالشكوى وبيانات كل منهما من خلال عدم السماح بالاطلاع عليها إلا من قبل الموظفين المختصين والمخولين الذين تقتضي طبيعة عملهم ذلك الاطلاع.

·يتخذ الافراد المعنيين كافة التدابير والإحتياطات اللازمة لضمان سرية الشكاوى المقدمة وكذلك سرية الوثائق والمعلومات المتعلقة بها وبتفاصيل المشتكي (الورقية والإلكترونية والصوتية المسجلة).

·أي شكوى تعبر عن رأي المتعامل و للأكاديمية حق قبول أو رفض الشكوى اذا كانت غير واضحة أو لا يمكن دراستها نسبة لعدم الحصول على رد المشتكي في الفترة المحددة؛ وأيضاً لا تقبل الشكاوى الوظيفية أو الشكاوى الكيدية.

2٠‏ الآلية المتبعة عند استقبال شكوى:

-تقوم إدارة الأكاديمية باستقبال الشكاوى من خلال الواتس اب أو عن طريق البريد الإلكتروني المحدد

-تقوم إدارة الأكاديمية بتصنيف الشكاوى وتسجيلها ضمن نظام محوسب ومن ثم يتم إرسالها ومتابعتها مع الجهات المعنية من أجل معالجتها والعمل على حلها.

-تقوم إدارة الأكاديمية بإعلام الشخص المخول بالإجراءات التي ستتخذها لحل المشكلة

‏ثانياً: التعامل مع اقتراحات المتدربين

‎1. الإدارة

oتقوم الأكاديمية باتخاذ كافة التدابير والإحتياطات اللازمة لضمان سرية الإقتراحات المقدمة والوثائق والمعلومات المتعلقة بها (الورقية والالكترونية والمسجلة).

oيتم تسجيل المقترح بأسم مقدمه.

oيلتزم كل من يتعامل مع نظام الاقتراحات بالالتزام بالسرية.

oضمان سرية معلومات وبيانات المقترح والجهة المعنية بعدم السماح بالإطلاع عليها إلا من قبل الموظفين المختصين والمخولين الذين تقتضي طبيعة عملهم ذلك

oضمان عدم تأثر تقديم الخدمات وجودتها للمقترح نتيجة لتقديمه إقتراح.

oضمان عدم تأثر وضع الموظف المقترح نتيجة إقتراحه.

2.الموظف:

oيقوم الموظف بالمحافظة على سرية الإقتراحات المقدمة والمعلومات والوثائق المتعلقة بها أو المقترح.

o‏يحق للموظف الاطلاع على المعلومات التي تقتضيها طبيعة عمله فقط.

3.المتدرب:

oيلتزم المتدرب بادخال بيانات الإقتراح بصورة صحيحة وتفادي أي مغالطات أو معلومات كيدية ضد الأكاديمية أو ضد الموظفين ويقوم بتقديم كافة المعلومات في الوقت المحدد عند طلبها.

قنوات تقديم الشكاوى:

يسرنا استقبال أي من الشكاوى أو الاستفسارات أو الملاحظات عير:

o رقم الشكاوى(اتصال و واتس اب): 0534549700

o الإيميل :info@poshasaudi.com

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

المركز الوطني للتعليم الإلكتروني

o رقم الشكاوى: 920015991

o الايميل: info@elc.edu.sa

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

المؤسسة العامة للتدريب التقني والمهني

الإدارة العامة للتدريب الاهلي

oهاتف : 2088400-011

oفاكس : 2087978-011

oالإيميل: gdpci@tvtc.gov.sa